قبل از شروع هر پروژه #هوش_کسب_و_کار #Business_Intelligence سوالات زیادی وجود دارد که باید پاسخ داده شود: محدوده کار چیست؟ بهترین مسیر حرکت کدام است؟ چه میزان زمان طول می کشد؟ چقدر هزینه خواهد داشت؟ چه افرادی باید بکار گرفته شوند؟ چه محصولاتی مورد نیاز است؟ و از این قبیل. انجام مرحله ارزیابی برای پروژه BI کمک می کند به این سوالات پاسخ دهیم و پروژه را رهگیری نماییم. اینکار می تواند بصورت داخلی یا برون سپاری انجام شود.
خروجی نهایی ارزیابی پروژه BI، #نقشه_راه #Roadmap می باشد که عبارتست از تدوین برنامه ای برای نیل به اهداف تجاری و فنی، به روشی که تا حد امکان از نظر هزینه و منابع با صرفه باشد. در حالت ایده ال نقشه راه باید شامل چندین سناریو برای ظرفیت های مختلف زمان بندی و امکانات باشد. برای تهیه نقشه راه، باید چهار ناحیه موضوعی (subject areas) که در شکل زیر نشان داده شده است با جزئیات کافی جهت برنامه ریزی های کمی و کیفی، بودجه و زمان بندی نقشه راه بررسی شود.

قبل از شروع پروژه، انجام ارزیابی BI به تجسم ابعاد محدوده و طراحی کار کمک می کند. با کسب اطلاعات دقیق درباره بازخوردها و اولویت ها، می توان ضمن کاهش ریسک پروژه، زمانبندی، منابع و تحویل دادنی ها را اصلاح نمود. از این اطلاعات برای ارزیابی وضعیت سازمان در برنامه BI مد نظر، جایی که باید باشد و قابلیت های فعلی آن استفاده می شود. این مشاهدات به پالایش اهداف پروژه از نظر افراد، فرایندها و فناوری کمک خواهد کرد.
تصویر سطح بالا از ارزیابی BI در شکل زیر نشان داده شده که شامل این سه بعد است:
 
 • معماری: شامل اطلاعات، داده ها، فناوری و محصول
 • الزامات و اولویت ها: کسب و کار و فناوری اطلاعات
 • افراد: سازمان، حکمرانی، پروژه ها و مهارت ها

شکل زیر نحوه انجام این ارزیابی را طی سه مرحله نشان می دهد که شامل کشف، تحلیل و ارائه پیشنهادات است.

مرحله کشف – ارزیابی محیط جاری
مرحله کشف که در شکل زیر نشان داده شده به این موارد می پردازد:
•    الزامات کسب و کار و فناوری اطلاعات
•    سازمان، شرکا، فرایندها و مهارت ها
•    معماری  داده، اطلاعات، فناوری و محصول

بخش اعظم جمع آوری اطلاعات برای این مرحله از طریق مصاحبه با پرسنل کسب و کار و فناوری اطلاعات  انجام می شود.
موضوعات مورد بحث در مصاحبه با پرسنل کسب و کار عبارتند از:
•    تحلیل ها و گزارشات مطلوب : چه داده ها و ظرفیت هایی مورد نیاز است.
•    مشکلات و کاستی ها در گزارشات و داده های موجود : از این اطلاعات در تحلیل شکاف استفاده می شود.
•    اولویت ها: مهمترین موارد برای پروژه BI و اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری ها  کدامند.
•    مهارت های تحلیلی: چه مهارت هایی وجود دارد.

موضوعات مورد بحث در مصاحبه با پرسنل فناوری اطلاعات عبارتند از:
•    جهت دهی ها و برنامه ریزی های فناوری اطلاعات، روش شناسی پروژه، استانداردهای محصول، جهت دهی های نرم افزاری
•    سطح مهارت برای پایگاه داده،  گزارشگیری و BI، مدل سازی داده، نرم افزارها
•    مرور سیستم ها و نرم افزار های منبع : نرم افزارهای کسب و کار، پایگاه داده و صفحات گسترده 
•    نمایش نرم افزارهای گزارشگیری

مرحله تحلیل – شناسایی شکاف ها
در مرحله تحلیل، مکالمات، مباحث و مصاحبه ها همراه با الزامات BI و مطالب جمع آوری شده در مرحله کشف، مرور خواهند شد. این تحلیل شامل بررسی معماری، سازمان و نیازمندی ها بوده و نشان دهنده موقعیت جاری و آتی می باشد. با تعیین شکاف بین این دو موقعیت، توانایی ها جهت دستیابی به وضعیت آینده مشخص شده و الزامات موفقیت برای کل مراحل معین می گردند.
شکل زیر نمای کلی این مرحله را نشان می دهد. 

وظایف مرحله تحلیل شامل موارد زیر است:
 
•    تهیه لیست الزامات نواحی مانند گزارشگیری و داده های مشترک در سطح سازمان و پاکسازی داده ها
•    ارائه لیستی از قابلیت های فعلی گزارشگیری
•    بررسی مهارت های پرسنل کسب و کار و فناوری اطلاعات و تعیین آموزش های مورد نیاز
•    انجام تحلیل شکاف ها، چه چیزی مد نظر است؟ چه چیزی مناسب است؟  و  کارهای اضافی که باید انجام شود شامل ادغام داده ها، پاکسازی داده ها و MDM
•    تهیه لیست فروشندگان محصول
•    تولید نسخه نمایشی محصول برای مرحله پیشنهادات شامل نمونه گزارشات و داده ها کسب و کار
•    تدوین برنامه ریزی سطح بالا شامل زمان بندی، هزینه ها و منابع
•    تدوین طرح ها و برنامه های پروژه، از جمله زمان بندی سطح بالا، برآورد هزینه و منابع، منابع داده و قابلیت های گزارشگیری

مرحله ارائه پیشنهادات – محدوده، الویت ها و بودجه
در این مرحله نتایج مرحله تحلیل به همراه نقشه راه ارائه می گردد که چشم انداز برنامه BI را نشان می دهد. در حالت ایده آل تکرار یکسری از پروژه ها جهت نیل به اهداف کلی برنامه BI را نیز شامل می گردد.
این مرحله بازخوردها و پیشنهادات را برای کسب آمادگی وضعیت فعلی درخصوص نیازمندی ها و قابلیت ها بکار می گیرد. این پیشنهادات شامل معماری  (اطلاعات ، داده ها ، فناوری و محصول) و سازمان (برنامه ها  و طرح های پروژه، منابع، مهارت ها، آموزش و برآورد هزینه های نامطلوب) است. 
وظایف این مرحله شامل موارد زیر است:
•    بررسی نقشه راه برنامه با پرسنل کسب و کار و فناوری اطلاعات برای زمان بندی و بودجه و تکرار پیاده سازی برنامه BI
•    بازاریابی برنامه BI برای کسب و کار
•    بررسی ارزیابی مهارت های پرسنل کسب و کار و فناوری اطلاعات و نحوه تأثیر آن بر زمانبندی و انتخاب محصول و انواع آموزش های لازم
•    بررسی نقشه راه محصول و فناوری با پرسنل فناوری اطلاعات
شکل زیر نمای کلی این مرحله را نشان می دهد.